Contoh Berita Acara Kejadian dan Kronologis untuk Kantor dan Gudang
Dua contoh terisi, tabel kronologis per jam, dan cara menulis keterangan saksi tanpa menuduh, untuk petugas keamanan, kepala gudang, dan staf administrasi kantor.
Di artikel ini
- Berita Acara Kejadian, Surat Kronologis, dan Laporan Polisi
- Data dan Dasar Hukum
- Unsur Khas Berita Acara Kejadian
- Contoh Berita Acara Kejadian Kehilangan Barang di Gudang
- Contoh Berita Acara Kejadian Kerusakan di Kantor
- Menulis Kronologis: Fakta, Keterangan, dan Dugaan
- Langkah Menyusun Berita Acara Kejadian
- Unduh Template Berita Acara Kejadian (Word & PDF)
- Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berita acara kejadian adalah catatan resmi tentang peristiwa di luar kebiasaan, seperti kehilangan barang, kerusakan, atau gangguan keamanan, yang memuat waktu dan tempat kejadian, kronologisnya, orang yang terlibat atau menyaksikan, serta tindakan awal yang diambil. Dokumen ini dibuat petugas atau pelapor segera setelah kejadian diketahui, ditandatangani saksi, lalu dipakai untuk laporan ke atasan, klaim asuransi, atau lampiran laporan ke polisi. Di bawah ini ada dua contoh berita acara kejadian (gudang dan kantor), cara menulis kronologis yang memisahkan fakta dari dugaan, langkah menyusunnya, dan template Word/PDF.
Berita Acara Kejadian, Surat Kronologis, dan Laporan Polisi
Tiga dokumen ini sering tertukar, padahal pembuat dan fungsinya berbeda.
| Dokumen | Dibuat oleh | Isi | Dipakai untuk |
|---|---|---|---|
| Berita acara kejadian | Pelapor dan petugas pemeriksa, ditandatangani saksi dan diketahui atasan | Pernyataan bahwa kejadian terjadi, kronologis, kerugian, tindakan awal | Laporan internal, klaim asuransi, lampiran laporan polisi |
| Surat kronologis | Satu orang yang mengalami kejadian | Cerita versi penulisnya, ditandatangani sendiri | Penjelasan atau permohonan kepada atasan, bank, atau lembaga lain |
| Laporan polisi dan berita acara pemeriksaan | Kepolisian | Laporan dugaan tindak pidana dan keterangan yang diperiksa penyidik | Proses hukum |
KBBI masih mengartikan berita acara sebagai catatan laporan yang dibuat "(oleh polisi)" tentang suatu perkara atau peristiwa. Berita acara kejadian yang dibuat kantor atau gudang tidak menggantikan laporan polisi. Bila ada dugaan pencurian, perusakan, atau kekerasan, laporkan ke kepolisian; berita acara internal dan buktinya bisa dibawa sebagai bahan. Susunan umum kepala, batang tubuh, dan kaki yang dipakai di sini sama dengan yang dijelaskan di panduan berita acara.
Data dan Dasar Hukum
- Dalam tata naskah dinas, berita acara didefinisikan sebagai naskah dinas yang berisi pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu, ditandatangani para pihak dan para saksi, dan dapat disertai lampiran (Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2025 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan ANRI).
- Peraturan yang sama menyebut batang tubuh berita acara diakhiri penutup yang menerangkan bahwa berita acara dibuat dengan sebenar-benarnya (Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2025). Kalimat penutup pada contoh di artikel ini mengikuti pola tersebut.
Peraturan ini berlaku untuk naskah dinas di lingkungan ANRI. Perusahaan, sekolah, dan organisasi boleh memakai format sendiri, tetapi unsur di atas lazim dijadikan acuan.
Sumber diakses Oktober 2026.
Unsur Khas Berita Acara Kejadian
- Tiga waktu yang dipisah: kapan kejadian diperkirakan terjadi, kapan diketahui, dan kapan dilaporkan. Jarak di antara ketiganya sering menjadi pertanyaan pertama atasan dan perusahaan asuransi.
- Lokasi yang presisi: gedung, lantai, ruang, nomor rak, atau pintu, bukan hanya "di gudang".
- Identitas pelapor, petugas pemeriksa, dan saksi, lengkap dengan jabatan dan nomor telepon.
- Kronologis berurutan, dengan jam dan sumber informasinya.
- Kondisi lokasi saat diperiksa: pintu, kunci, jendela, kamera CCTV, dan lampu.
- Kerugian atau dampak: jumlah, nomor aset, dan perkiraan nilai beserta dasar perhitungannya.
- Tindakan awal yang sudah diambil dan oleh siapa.
- Bukti terlampir: foto, salinan rekaman CCTV, buku patroli, kartu stok, dan tanda bukti laporan polisi bila ada.
Contoh Berita Acara Kejadian Kehilangan Barang di Gudang
PT SAGARA DISTRIBUSI NUSANTARA
Gudang Cabang Tirta Raharja · Kawasan Pergudangan Mekar Sari Blok C-12
BERITA ACARA KEJADIAN KEHILANGAN BARANG
Nomor: 031/BAK-GTR/XII/2026
Pada hari ini Kamis tanggal tiga bulan Desember tahun dua ribu dua puluh enam (03-12-2026), bertempat di Gudang C PT Sagara Distribusi Nusantara Cabang Tirta Raharja, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
- Nama: Rahmat Hidayat, Jabatan: Petugas Keamanan (regu pagi), selaku pelapor;
- Nama: Yudi Kristanto, Jabatan: Kepala Gudang, selaku petugas pemeriksa,
menyatakan bahwa telah terjadi kehilangan barang dengan keterangan sebagai berikut.
Keterangan kejadian
| Jenis kejadian | Kehilangan barang persediaan |
| Lokasi | Gudang C, rak C-07, dekat pintu samping |
| Perkiraan waktu kejadian | Antara Kamis, 3 Desember 2026 pukul 03.15 WIB (patroli terakhir tanpa temuan) dan pukul 06.10 WIB (kejadian diketahui) |
| Waktu diketahui | Kamis, 3 Desember 2026, pukul 06.10 WIB |
| Waktu dilaporkan ke Kepala Gudang | Pukul 06.25 WIB |
Kronologis
| No | Tanggal/Pukul | Peristiwa | Sumber |
|---|---|---|---|
| 1 | Rabu, 2 Desember 2026, 17.30 | Penghitungan akhir hari: rak C-07 berisi 12 dus kabel listrik NYA 2,5 mm (10 roll per dus), sesuai kartu stok | Kartu stok, paraf admin gudang |
| 2 | Rabu, 2 Desember 2026, 21.00 | Patroli regu malam: pintu depan dan pintu samping Gudang C terkunci | Buku patroli |
| 3 | Kamis, 3 Desember 2026, 00.40 | Rekaman kamera CCTV nomor 4 (pintu samping) terhenti | Riwayat rekaman DVR |
| 4 | Kamis, 3 Desember 2026, 03.15 | Patroli regu malam: tidak ada temuan; pintu samping tercatat terkunci | Buku patroli |
| 5 | Kamis, 3 Desember 2026, 06.10 | Rahmat Hidayat menemukan gembok pintu samping terpotong dan pintu terbuka sekitar 50 cm | Keterangan pelapor, foto 1–3 |
| 6 | Kamis, 3 Desember 2026, 06.25 | Kepala Gudang ditelepon; area pintu samping dipasangi pembatas dan tidak dimasuki | Keterangan pelapor |
| 7 | Kamis, 3 Desember 2026, 06.55–07.40 | Kepala Gudang tiba; penghitungan bersama menunjukkan rak C-07 tersisa 8 dus; kabel daya kamera nomor 4 ditemukan tercabut dari stopkontak | Lembar hitung, foto 4–6 |
| 8 | Kamis, 3 Desember 2026, 09.00 | Kepala Gudang melaporkan kejadian ke kantor polisi setempat | Tanda bukti laporan (Lampiran 3) |
Kerugian
| Barang | Jumlah | Perkiraan Nilai |
|---|---|---|
| Kabel listrik NYA 2,5 mm | 4 dus (40 roll) | Rp9.800.000 (40 × Rp245.000, harga beli terakhir) |
| Gembok pintu samping | 1 buah | Rp175.000 |
Tindakan yang sudah diambil
- Area pintu samping diamankan dan tidak disentuh sampai selesai difoto.
- Rekaman CCTV kamera nomor 1–6 tanggal 2–3 Desember 2026 disalin ke diska lepas dan disimpan Kepala Gudang.
- Gembok pintu samping diganti pukul 08.20 WIB.
- Kejadian dilaporkan ke Manajer Operasional pukul 07.45 WIB dan ke kepolisian pukul 09.00 WIB.
Berita acara ini memuat fakta dan keterangan yang diketahui sampai saat penandatanganan. Pelaku dan penyebab tercabutnya kabel daya kamera belum diketahui, sehingga tidak dicantumkan sebagai kesimpulan. Foto (6 lembar), lembar hitung stok, salinan halaman buku patroli, dan tanda bukti laporan polisi terlampir sebagai bagian tidak terpisahkan dari berita acara ini.
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tirta Raharja, 3 Desember 2026
| Pelapor, | Petugas Pemeriksa, |
|---|---|
| (tanda tangan) | (tanda tangan) |
| Rahmat Hidayat | Yudi Kristanto |
| Saksi I, | Saksi II, | Mengetahui, Manajer Operasional |
|---|---|---|
| (tanda tangan) | (tanda tangan) | (tanda tangan) |
| Joko Santoso, Petugas Keamanan (regu malam) | Wulan Sari, Admin Gudang | Irawan Setiabudi |
Nama, angka, dan data dalam contoh ini fiktif.
Contoh Berita Acara Kejadian Kerusakan di Kantor
Tidak semua kejadian melibatkan pelaku. Kerusakan akibat cuaca atau instalasi juga perlu berita acara, terutama bila arsip atau peralatan ikut terdampak. Bentuknya bisa lebih ringkas seperti contoh berikut.
KOPERASI SIMPAN PINJAM ARTHA KARYA MANDIRI
BERITA ACARA KEJADIAN KEBOCORAN ATAP RUANG ARSIP
Nomor: 004/BAK/KSP-AKM/I/2027
Pada hari ini Senin tanggal delapan belas bulan Januari tahun dua ribu dua puluh tujuh (18-01-2027), kami yang bertanda tangan di bawah ini, Siti Aminah (Staf Administrasi) selaku pelapor dan Gunawan Wibowo (Kepala Bagian Umum) selaku petugas pemeriksa, menyatakan bahwa telah terjadi kebocoran atap di Ruang Arsip lantai 2 dengan keterangan sebagai berikut:
- Kebocoran diketahui pada Senin, 18 Januari 2027 pukul 07.20 WIB oleh Siti Aminah saat membuka kantor. Kantor tutup sejak Sabtu, 16 Januari 2027 pukul 13.00 WIB. Menurut keterangan petugas parkir gedung, hujan deras turun pada Minggu malam.
- Plafon di atas lemari arsip B jebol seluas sekitar 1 × 1 meter, dan air menggenang di lantai setinggi sekitar 2 cm.
- Dampak: 3 boks arsip berkas pinjaman anggota tahun 2024 basah di bagian bawah; 1 printer di meja arsip tidak menyala ketika dicoba pukul 08.30 WIB.
- Tindakan: listrik Ruang Arsip dimatikan pukul 07.30 WIB; tiga boks arsip dipindahkan ke ruang rapat dan diangin-anginkan per lembar; teknisi gedung memeriksa pukul 10.15 WIB dan menemukan talang di atas Ruang Arsip tersumbat daun.
- Arsip yang basah didata per berkas dalam Lampiran 1. Berkas yang rusak dan tidak terbaca setelah kering akan dilaporkan terpisah.
Foto kondisi ruangan (8 lembar) dan daftar berkas terdampak terlampir. Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Ditandatangani oleh Pelapor, Siti Aminah; Petugas Pemeriksa, Gunawan Wibowo; saksi Rudianto (teknisi gedung); dan diketahui Manajer Koperasi, Laksmi Dewanti.
Nama, angka, dan data dalam contoh ini fiktif.
Menulis Kronologis: Fakta, Keterangan, dan Dugaan
Berita acara kejadian mudah berubah menjadi tuduhan. Pegang tiga aturan: fakta yang dilihat atau dihitung ditulis sebagai fakta; keterangan orang ditulis dengan menyebut sumbernya; dugaan tidak dimasukkan sebagai kesimpulan.
| Kalimat bermasalah | Masalahnya | Versi yang lebih tepat |
|---|---|---|
| Pencuri masuk lewat pintu samping. | Menyimpulkan pelaku dan jalur masuk | Gembok pintu samping ditemukan terpotong pukul 06.10 WIB dan pintu terbuka sekitar 50 cm. |
| Satpam malam lalai. | Penilaian, bukan fakta | Buku patroli mencatat patroli pukul 21.00 dan 03.15 WIB; pada kedua patroli, pintu samping tercatat terkunci. |
| Kejadiannya sekitar subuh. | Tidak terukur | Antara pukul 03.15 WIB (patroli terakhir tanpa temuan) dan 06.10 WIB (kejadian diketahui). |
| Barang yang hilang banyak. | Tidak bisa diperiksa | 4 dus (40 roll) kabel NYA 2,5 mm, perkiraan Rp9.800.000 berdasarkan harga beli terakhir. |
| Katanya CCTV sengaja dimatikan. | Kabar tanpa sumber | Rekaman kamera nomor 4 terhenti pukul 00.40 WIB; kabel dayanya ditemukan tercabut dari stopkontak. |
| Hujan semalaman membuat atap bocor. | Sebab belum diperiksa | Menurut keterangan petugas parkir gedung, hujan deras turun Minggu malam; teknisi menemukan talang tersumbat daun. |
Keterangan saksi diambil satu per satu, tidak bersama-sama, agar tidak saling memengaruhi. Tulis dengan pola "Menurut keterangan [nama, jabatan], …", lalu minta saksi membaca ulang kalimat yang memuat keterangannya sebelum menandatangani.
Langkah Menyusun Berita Acara Kejadian
- Pastikan orang aman, lalu amankan lokasi agar tidak ada yang memindahkan barang.
- Catat jam kejadian diketahui dan siapa yang pertama menemukannya.
- Foto lokasi sebelum apa pun disentuh, dari jauh lalu dari dekat.
- Kumpulkan bukti: salin rekaman CCTV sebelum tertimpa rekaman baru, foto buku patroli, kartu stok, atau catatan akses.
- Minta keterangan saksi satu per satu.
- Hitung kerugian bersama saksi, dengan dasar nilai yang jelas: harga beli terakhir, nilai buku, atau taksiran teknisi.
- Tulis draf paling lambat 1 × 24 jam setelah kejadian diketahui, lalu baca ulang bersama para penanda tangan.
- Tanda tangani, lalu laporkan ke atasan, ke kepolisian bila ada dugaan pidana, dan ke perusahaan asuransi bila barang diasuransikan.
- Adakan rapat evaluasi untuk mencegah kejadian serupa, catat keputusannya, dan tagih tindak lanjutnya. Formatnya bisa mengikuti contoh notulen rapat evaluasi.
Barang pengganti yang datang kemudian dicatat dengan berita acara serah terima barang. Bila kejadian melibatkan pihak lain yang bersedia mengganti kerugian, misalnya kendaraan pemasok menabrak pagar gudang, hasil pembicaraannya dituangkan dalam berita acara kesepakatan bersama.
Unduh Template Berita Acara Kejadian (Word & PDF)
Template ini memuat kop, judul dan nomor, kalimat pembuka dengan hari dan tanggal dalam huruf, identitas pelapor dan petugas pemeriksa (nama, jabatan/unit, nomor telepon), tabel keterangan kejadian (jenis kejadian, lokasi, perkiraan waktu kejadian, waktu diketahui, waktu dilaporkan), tabel kronologis (no, tanggal/pukul, peristiwa, sumber informasi), tabel kerugian (barang/objek, jumlah, kondisi, perkiraan nilai), daftar tindakan yang sudah diambil, daftar bukti terlampir, kalimat bahwa hal yang masih diselidiki tidak dicantumkan sebagai kesimpulan, serta kolom tanda tangan pelapor, petugas pemeriksa, dua saksi, dan atasan yang mengetahui. Semua isian ditandai [kurung siku].
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Siapa yang harus membuat berita acara kejadian?
Biasanya orang yang pertama menemukan kejadian sebagai pelapor, bersama petugas yang memeriksa, misalnya kepala gudang, koordinator keamanan, atau kepala bagian umum. Dua saksi yang melihat kondisi lokasi ikut menandatangani, dan atasan menandatangani kolom "mengetahui". Bila pelapor kesulitan menulis, petugas pemeriksa boleh menuliskannya selama pelapor membaca ulang dan menyetujui isinya.
Apakah berita acara kejadian harus bermeterai?
Berita acara kejadian untuk keperluan internal umumnya tidak dibubuhi meterai. Menurut Undang-Undang No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, dokumen yang kelak dipakai sebagai alat bukti di pengadilan dapat dimeteraikan kemudian oleh pihak yang mengajukannya. Bila berita acara dipakai untuk klaim asuransi, ikuti syarat dokumen dari perusahaan asuransinya.
Apakah berita acara kejadian bisa menggantikan laporan polisi?
Tidak. Berita acara kejadian adalah dokumen internal yang mencatat fakta menurut pihak yang menemukannya. Untuk dugaan pencurian, perusakan, atau kekerasan, laporan tetap dibuat ke kepolisian, dan berita acara beserta buktinya bisa dibawa sebagai bahan. Tanda bukti laporan polisi kemudian dilampirkan pada arsip berita acara.
Bolehkah berita acara kejadian dibuat beberapa hari setelah kejadian?
Boleh bila terpaksa, tetapi tuliskan dengan jujur tanggal kejadian diketahui, tanggal berita acara dibuat, dan alasan keterlambatannya. Semakin lama jaraknya, semakin besar kemungkinan bukti hilang, rekaman CCTV tertimpa, dan ingatan saksi bercampur. Karena itu, buat catatan singkat bertanda tangan pada hari yang sama, lalu rapikan menjadi berita acara.