Contoh Undangan Rapat di Grup WA: 12 Teks Siap Salin

Contoh undangan rapat di grup WA di bawah ini bisa langsung disalin lalu disesuaikan: undangan resmi untuk kantor dan organisasi, versi semi-resmi dan santai untuk komunitas, undangan rapat online, pengingat H-1, pemberitahuan rapat mendadak, dan perubahan jadwal. Seringkas apa pun, undangan lewat WhatsApp tetap harus memuat hari dan tanggal, jam, tempat atau tautan, agenda, serta permintaan konfirmasi kehadiran. Di bagian akhir ada cara memakai fitur Acara dan Polling di grup, serta etika mengirim undangan agar tidak diabaikan.

Unsur Undangan Rapat di Grup WA

Pesan WhatsApp mudah dibaca sekilas lalu dilupakan. Karena itu, unsur-unsurnya harus bisa ditemukan dalam satu kali baca.

Menurut Pusat Bantuan WhatsApp, teks bisa ditebalkan dengan menambahkan tanda bintang di awal dan akhir teks (*teks*), dan dimiringkan dengan garis bawah (_teks_). Cukup tebalkan judul dan tanggal. Pesan yang terlalu banyak huruf tebal justru sulit dibaca. Daftar unsur yang lebih lengkap untuk surat resmi ada di contoh surat undangan rapat.

Nama orang, organisasi, dan tanggal dalam semua contoh di bawah ini fiktif. Ganti dengan data Anda sebelum mengirim.

Contoh Undangan Rapat Resmi via WhatsApp

1. Undangan rapat kantor atau instansi, dengan surat resmi terlampir

Dipakai bila surat undangan resmi sudah dibuat dan WhatsApp hanya menjadi saluran pengiriman.

Yth. Bapak/Ibu Kepala Bidang dan Kepala UPT
di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sukamaju Raya

Dengan hormat, bersama ini kami sampaikan undangan *Rapat Koordinasi Persiapan Audit Internal* yang akan dilaksanakan pada:

Hari/tanggal: *Kamis, 19 November 2026*
Waktu: 09.00–11.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lantai 2, Kantor Dinas
Acara: 1. Jadwal audit internal; 2. Kelengkapan dokumen per bidang; 3. Pembagian penanggung jawab

Surat undangan Nomor 005/112/SEKR/XI/2026 terlampir dalam format PDF. Mohon kehadiran Bapak/Ibu dan konfirmasi kepada kami paling lambat Rabu, 18 November 2026.

Terima kasih.
Rina Kartikasari
Sekretariat Dinas

2. Undangan rapat pengurus organisasi

Assalamu'alaikum warahmatullahi wabarakatuh. Salam sejahtera untuk kita semua.

*UNDANGAN RAPAT PLENO PENGURUS*
*Perkumpulan Hijau Lestari Sukamulya*

Kepada seluruh pengurus, dimohon kehadirannya pada:
Hari/tanggal: *Sabtu, 6 Februari 2027*
Waktu: 13.00–15.30 WIB
Tempat: Sekretariat, Jl. Kenanga No. 12

Acara:

1. Laporan keuangan Januari 2027
2. Evaluasi kegiatan bersih sungai
3. Penetapan program kerja triwulan II
4. Pembentukan panitia penanaman pohon
5. Lain-lain

Bahan butir 1 dan 3 akan dikirim di grup ini paling lambat Rabu, 3 Februari. Konfirmasi kehadiran silakan melalui polling di bawah pesan ini.

Hormat kami,
Dimas Aditya, Sekretaris Umum

3. Undangan pribadi (japri) untuk narasumber atau tamu

Tamu dari luar organisasi sebaiknya tidak dimasukkan ke grup hanya untuk menerima undangan. Kirim lewat pesan pribadi, lalu susulkan surat resminya.

Selamat pagi, Ibu Nuraini. Saya Dimas Aditya, Sekretaris Perkumpulan Hijau Lestari Sukamulya.

Kami bermaksud mengundang Ibu sebagai narasumber dalam rapat pleno pengurus pada Sabtu, 6 Februari 2027, pukul 13.00–15.30 WIB di sekretariat kami, Jl. Kenanga No. 12. Kami berharap Ibu berkenan berbagi pengalaman tentang pengelolaan bank sampah selama sekitar 20 menit, dilanjutkan tanya jawab.

Surat undangan resmi akan kami kirim hari ini melalui email. Apakah Ibu berkenan? Terima kasih atas waktunya.

Contoh Undangan Rapat Semi-Resmi dan Santai

4. Undangan rapat komunitas atau organisasi pemuda (semi-resmi)

Halo teman-teman pengurus,

Kita rapat persiapan *Bakti Sosial Akhir Tahun* ya:
Minggu, 13 Desember 2026
Pukul 16.00–17.30 WIB
Di sekretariat

Yang dibahas: pembagian seksi, daftar penerima bantuan, dan anggaran. Koordinator tiap seksi mohon membawa rencana kebutuhan masing-masing.

Konfirmasi hadir atau tidak cukup balas japri ke saya paling lambat Jumat, 11 Desember. Terima kasih.

Salam,
Fajar (Ketua Panitia)

5. Undangan rapat santai untuk tim kecil atau panitia reuni

Teman-teman, rapat panitia reuni kita jadwalkan *Jumat, 20 November 2026, jam 19.30* di Kedai Kopi Senja Sukamulya.

Target malam itu tiga hal: tanggal reuni, lokasi, dan besaran iuran. Kalau tidak bisa datang, kirim pendapat soal tiga hal itu ke sini sebelum Jumat sore, biar tetap dihitung.

Siapa yang bisa hadir, balas "hadir" di bawah ya.

6. Undangan rapat warga RT

Assalamu'alaikum, Bapak/Ibu warga RT 05.

Mengundang satu perwakilan dari setiap KK untuk hadir pada *rapat warga*:
Minggu, 8 November 2026, pukul 19.30 WIB
Di Balai Warga RT 05

Acara: laporan kas Oktober, jadwal kerja bakti saluran menjelang musim hujan, dan usulan pemasangan CCTV di gerbang.

Karena ada keputusan soal iuran, mohon kehadiran Bapak/Ibu. Terima kasih.
Joko Prasetyo, Ketua RT 05

Warga yang tidak aktif di grup tetap perlu menerima undangan tertulis. Contoh surat undangan dan versi cetaknya ada di contoh surat undangan rapat RT. Untuk rapat panitia pernikahan, tujuh belasan, atau kurban, lihat contoh undangan rapat panitia.

Contoh Undangan Rapat Online via WA

Undangan rapat daring membutuhkan satu unsur tambahan: cara bergabung. Tulis tautan secara utuh dan cantumkan ID serta kode sandi rapat, karena sebagian peserta bergabung dari laptop yang tidak terhubung ke WhatsApp.

7. Undangan rapat Zoom

*UNDANGAN RAPAT DARING*
*Evaluasi Program Pelatihan Kader 2026*

Hari/tanggal: Senin, 23 November 2026
Waktu: 13.30–14.30 WIB (ruang rapat dibuka pukul 13.20)
Platform: Zoom
Tautan: [tautan rapat]
ID rapat: [ID rapat]
Kode sandi: [kode sandi]

Agenda:

1. Rekap hasil pelatihan tiga angkatan
2. Usulan perbaikan materi untuk 2027

Mohon bergabung dengan nama lengkap dan asal unit agar daftar hadir mudah direkap. Rapat ini direkam untuk keperluan penyusunan notulen.

Terima kasih,
Sekretariat

Kalimat "rapat ini direkam" sebaiknya selalu ditulis di undangan bila rapat memang akan direkam, sehingga peserta tahu sejak awal. Pada rapat Zoom, perekaman dan penyusunan notulen bisa dikerjakan bot Notulin.id yang ikut masuk ke rapat. Cara mencatat rapat daring secara umum dibahas di panduan notulen rapat online.

Pengingat H-1, Rapat Mendadak, dan Perubahan Jadwal

8. Pengingat H-1

Selamat sore, Bapak/Ibu. Mengingatkan *Rapat Koordinasi Persiapan Audit Internal* besok, *Kamis, 19 November 2026, pukul 09.00 WIB* di Ruang Rapat Lantai 2.

Mohon membawa daftar dokumen bidang masing-masing. Bagi yang belum konfirmasi, mohon balas japri ke Sekretariat hari ini. Terima kasih.

9. Pengingat pada hari rapat

Selamat pagi. Rapat pleno pengurus dimulai pukul 13.00 WIB hari ini di sekretariat. Daftar hadir dibuka pukul 12.45. Sampai bertemu.

10. Undangan rapat mendadak

Assalamu'alaikum, Bapak-bapak pengurus RT 05.

Mohon maaf atas pemberitahuan mendadak. Malam ini, *Rabu, 2 Desember 2026, pukul 20.00 WIB*, kita rapat singkat di rumah Ketua RT untuk membahas penanganan pohon tumbang di Jalan Melati yang menutup separuh jalan. Rapat maksimal 45 menit.

Yang berhalangan mohon kabari saya. Terima kasih.
Joko Prasetyo

11. Pemberitahuan rapat diundur

*PERUBAHAN JADWAL RAPAT*

Rapat pleno pengurus yang semula dijadwalkan Sabtu, 6 Februari 2027, *diundur menjadi Minggu, 7 Februari 2027*, pukul 13.00–15.30 WIB di tempat yang sama. Perubahan ini karena pada hari Sabtu ada kerja bakti tingkat kelurahan yang juga diikuti sebagian besar pengurus.

Agenda tidak berubah. Mohon konfirmasi ulang kehadiran melalui polling baru di bawah. Mohon maaf atas perubahannya.

12. Pemberitahuan rapat dibatalkan

Bapak/Ibu, rapat evaluasi program pelatihan kader yang dijadwalkan Senin, 23 November 2026, pukul 13.30 WIB *dibatalkan* karena narasumber utama berhalangan. Jadwal pengganti akan kami kabarkan paling lambat Jumat, 27 November 2026. Mohon maaf atas ketidaknyamanannya.

Pesan perubahan dan pembatalan selalu menyebut tanggal lama dan tanggal baru sekaligus. Tanpa tanggal lama, anggota yang membaca sekilas bisa mengira ada rapat kedua.

Memakai Fitur Acara dan Polling di Grup WA

WhatsApp punya dua fitur yang membantu undangan rapat tidak tenggelam di obrolan grup.

Acara cocok untuk rapat yang tanggalnya sudah pasti. Menurut Pusat Bantuan WhatsApp, langkahnya:

1. Buka obrolan grup, ketuk ikon lampiran di kolom pesan, lalu pilih Acara.
2. Isi nama rapat, tanggal, dan waktu.
3. Tambahkan deskripsi (agenda dan hal yang perlu dibawa), waktu selesai, dan lokasi. Untuk rapat daring, tempel tautan rapat di deskripsi.
4. Kirim. Acara muncul di obrolan dan anggota bisa menanggapi dengan Akan hadir, Mungkin, atau Tidak bisa hadir.

Anggota yang menjawab Akan hadir atau Mungkin mendapat notifikasi saat acara dimulai. Pembuat acara juga bisa menyematkannya di bagian atas obrolan. Perhatikan dua batasannya: hanya pembuat acara yang bisa mengedit atau membatalkannya, dan anggota yang masuk grup setelah acara dibuat tidak bisa melihatnya.

Polling cocok untuk memilih jadwal rapat atau mengumpulkan konfirmasi kehadiran. Buka obrolan, ketuk ikon lampiran, lalu pilih Polling. Tulis pertanyaan, misalnya "Kapan rapat panitia bisa dihadiri?", lalu isi pilihan tanggal. Opsi Izinkan beberapa jawaban aktif secara bawaan, jadi matikan bila setiap anggota hanya boleh memilih satu. Hasilnya bisa dilihat lewat Lihat suara. Menurut halaman bantuan Polling, pengaturan polling tidak bisa diubah setelah polling dibuat.

Langkah dicek pada September 2026; nama menu bisa berubah.

Etika Mengirim Undangan Rapat di Grup WA

• Kirim pada jam wajar, misalnya pagi sampai sore, kecuali untuk rapat mendadak.
• Kirim cukup awal: tiga sampai tujuh hari sebelum rapat rutin, lalu pengingat pada H-1.
• Satu pesan utuh, bukan dicicil menjadi lima pesan pendek yang terselip di antara obrolan lain.
• Tulis hari dan tanggal lengkap, bukan "besok" atau "minggu depan".
• Sebut nama dan jabatan pengirim, terutama di grup besar.
• Tentukan satu cara konfirmasi. Di grup besar, puluhan balasan "hadir" menenggelamkan informasi penting; pakai polling atau japri ke sekretaris.
• Sematkan undangan agar mudah ditemukan, daripada mengirim ulang pesan yang sama berkali-kali.
• Undang tamu, pejabat, atau narasumber lewat japri, lalu susulkan surat resmi.
• Jangan memuat data pribadi yang tidak perlu, misalnya nama penunggak iuran atau nomor telepon peserta lain.
• Cantumkan agenda agar peserta tahu apa yang akan diputuskan. Cara merumuskan agenda yang jelas dijelaskan di panduan agenda rapat.

Konfirmasi kehadiran di grup tidak menggantikan daftar hadir saat rapat. Format daftar hadir untuk rapat tatap muka dan daring ada di contoh daftar hadir rapat.

Data dan Dasar Hukum

• Untuk RUPS perseroan terbatas, pemanggilan wajib dilakukan paling lambat 14 hari sebelum tanggal RUPS (Pasal 82 ayat 1 UU Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas). Pesan WhatsApp sehari sebelumnya tidak menggantikan pemanggilan ini.
• RUPS dapat juga dilakukan melalui telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya (Pasal 77 ayat 1 UU Nomor 40 Tahun 2007). Jadi rapat daring boleh, tetapi tata cara pemanggilannya tetap mengikuti undang-undang dan anggaran dasar.

Sumber diakses Oktober 2026.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bagaimana cara membuat undangan rapat di grup WA yang sopan?

Awali dengan salam, sebutkan jenis rapat, lalu tuliskan hari dan tanggal lengkap, jam mulai dan selesai, tempat atau tautan, serta agenda. Tutup dengan permintaan konfirmasi, ucapan terima kasih, serta nama dan jabatan pengirim. Kirim pada jam wajar dan gunakan bahasa yang sesuai dengan anggota grup, lebih formal untuk rekan kerja dan tokoh masyarakat.

Apakah undangan rapat lewat WhatsApp sah untuk rapat resmi?

Untuk rapat internal, undangan lewat WhatsApp umumnya cukup bila organisasi sudah terbiasa memakainya. Untuk rapat yang tata cara pemanggilannya diatur anggaran dasar atau peraturan, misalnya rapat anggota koperasi atau RUPS, ikuti cara pemanggilan yang ditetapkan dan jadikan WhatsApp sebagai pengingat. Instansi pemerintah biasanya tetap mengirim surat dinas resmi, dengan WhatsApp sebagai saluran pengiriman salinannya.

Kapan waktu terbaik mengirim undangan rapat via WA?

Untuk rapat rutin, kirim tiga sampai tujuh hari sebelumnya agar peserta sempat mengatur jadwal, lalu kirim pengingat pada H-1. Hindari mengirim larut malam kecuali untuk rapat mendadak. Rapat yang membutuhkan persiapan bahan sebaiknya diumumkan lebih awal, bersama bahan yang harus dibaca.

Bagaimana meminta konfirmasi kehadiran di grup WA tanpa membuat grup ramai?

Pakai satu cara konfirmasi yang jelas: fitur polling, fitur Acara dengan tanggapan Akan hadir atau Tidak bisa hadir, atau balasan japri ke sekretaris. Sebutkan caranya di akhir undangan beserta batas waktunya. Untuk grup kecil, membalas langsung di grup masih wajar.

Perlukah surat undangan resmi dilampirkan sebagai PDF?

Perlu bila rapatnya resmi, misalnya rapat dinas, rapat dengan pihak luar, atau rapat yang hasilnya dipertanggungjawabkan secara administrasi. Tulis ringkasan undangan di badan pesan, lalu lampirkan PDF-nya, sehingga penerima tidak perlu membuka berkas hanya untuk mengetahui tanggal dan jamnya. Untuk rapat internal tim atau komunitas, pesan teks saja sudah cukup.