Contoh Proposal Pengajuan Dana Kegiatan Organisasi dan Suratnya

Contoh proposal pengajuan dana kegiatan organisasi di bawah ini ditujukan kepada pihak luar, yaitu program tanggung jawab sosial sebuah perusahaan, dan meminta jumlah uang tertentu untuk program yang sudah direncanakan. Bedanya dengan proposal kegiatan biasa ada di tiga tempat: surat permohonan yang menyebut nominal, rincian anggaran yang memisahkan dana swadaya dari dana yang diminta, dan penjelasan tentang cara organisasi mengelola serta melaporkan dana itu. Di bawah ini ada perbandingan keduanya, cara mengenali calon pemberi dana, contoh surat permohonan dan isi proposal yang utuh, daftar lampiran, serta langkah setelah proposal dikirim.

Proposal Pengajuan Dana vs Proposal Kegiatan Biasa

Proposal kegiatan biasa meyakinkan pembaca bahwa acara layak dijalankan. Proposal permohonan dana kegiatan harus menjawab satu pertanyaan tambahan dari pemberi dana: apakah uang kami akan dipakai dengan benar dan dilaporkan?

Struktur dasar proposal, mulai dari latar belakang sampai susunan panitia, sudah diuraikan di contoh proposal kegiatan. Uraian berikut hanya membahas bagian yang khas untuk permohonan dana.

Kenali calon pemberi dana sebelum menulis

Proposal yang sama jarang cocok untuk semua pemberi dana. Sesuaikan penekanannya.

Contoh Surat Permohonan Dana (Surat Pengantar Proposal)

Surat permohonan dibaca lebih dulu dan sering menentukan apakah proposalnya dibuka. Isinya cukup satu halaman: siapa Anda, untuk apa dana diminta, berapa jumlahnya, dan siapa yang bisa dihubungi.

---

FORUM RELAWAN SIAGA WARGA RW 09

Kelurahan Cempaka Wangi Raya, Kecamatan Maju Bersama

Sekretariat: Pos RW 09, Jalan Melati Raya · WhatsApp 0813-xxxx-4471

Kepada Yth. Pengelola Program Tanggung Jawab Sosial PT Contoh Karya Nusantara di tempat

Dengan hormat,

Forum Relawan Siaga Warga RW 09 adalah kelompok relawan yang dibentuk melalui rapat warga RW 09 Kelurahan Cempaka Wangi Raya dan kini beranggotakan 28 relawan. Pada musim hujan lalu, genangan setinggi 40–70 cm merendam 63 rumah di RT 03 dan RT 05 selama dua hari, sementara warga belum memiliki perlengkapan evakuasi dan posko yang memadai.

Untuk menghadapi musim hujan Desember 2026 sampai Februari 2027, kami menyusun Program Siaga Banjir Warga RW 09 yang terdiri dari pengadaan perlengkapan posko, pelatihan relawan, dan simulasi evakuasi. Total kebutuhan program Rp24.750.000. Sebesar Rp4.100.000 ditanggung kas RW dan iuran warga, sehingga kami mengajukan permohonan bantuan dana sebesar Rp20.650.000 (dua puluh juta enam ratus lima puluh ribu rupiah) untuk pengadaan perlengkapan posko.

Rincian program, anggaran, dan rencana pelaporan kami sampaikan dalam proposal terlampir. Kami bersedia memaparkan program ini secara langsung atau daring pada waktu yang Bapak/Ibu tentukan. Narahubung: Rina Marlina (Sekretaris), 0813-xxxx-4471.

Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Cempaka Wangi Raya, 2 November 2026

---

Nama, angka, dan data dalam contoh ini fiktif.

Perhatikan urutan paragrafnya: identitas dan masalah, lalu permintaan dengan nominal yang ditulis angka dan huruf, lalu tawaran untuk memaparkan program. Porsi swadaya disebut di surat, bukan hanya di proposal, karena itulah tanda keseriusan yang pertama kali dilihat pemberi dana.

Contoh Proposal Pengajuan Dana Kegiatan Organisasi (Isi Lengkap)

Proposal berikut dilampirkan pada surat di atas. Cover dan lembar pengesahan tidak ditampilkan.

---

PROPOSAL PERMOHONAN DANA PROGRAM SIAGA BANJIR WARGA RW 09

Forum Relawan Siaga Warga RW 09, Kelurahan Cempaka Wangi Raya

1. Ringkasan Permohonan

2. Latar Belakang

RT 03 dan RT 05 berada di bagian terendah RW 09, berbatasan dengan saluran yang meluap setiap hujan deras berlangsung lebih dari tiga jam. Pada genangan terakhir, air setinggi 40–70 cm bertahan dua hari dan listrik padam sekitar 14 jam. Evakuasi 11 warga lanjut usia dan 2 warga berkebutuhan khusus dilakukan dengan menggendong, tanpa pelampung dan tanpa penerangan.

Setelah kejadian itu, warga membentuk Forum Relawan Siaga Warga RW 09. Relawan sudah memetakan rumah warga rentan dan menyepakati titik kumpul di Pos RW 09, tetapi belum memiliki perlengkapan dasar dan belum pernah berlatih bersama.

3. Tujuan dan Hasil yang Dijanjikan

1. Posko siaga di Pos RW 09 memiliki perlengkapan evakuasi dasar untuk 20 relawan dan aktif pada 14 Desember 2026 – 28 Februari 2027.
2. Minimal 25 relawan mengikuti pelatihan pertolongan pertama dan teknik evakuasi dasar.
3. Minimal 60 warga RT 03 dan RT 05 mengikuti simulasi evakuasi dan mengetahui titik kumpul.
4. Empat papan penanda ketinggian air terpasang di titik rawan dan dipantau setiap hujan deras.

4. Kegiatan dan Jadwal

5. Rincian Anggaran dan Sumber Dana

Rekap sumber dana: diajukan kepada PT Contoh Karya Nusantara Rp20.650.000 (83,4%); kas RW 09 Rp2.000.000; iuran warga Rp2.100.000, yang per 31 Oktober 2026 sudah terkumpul Rp1.350.000.

6. Pengelolaan dan Pelaporan Dana

• Dana diterima di rekening atas nama Forum Relawan Siaga Warga RW 09 dengan dua penanda tangan, yaitu ketua dan bendahara.
• Pembelian barang di atas Rp1.000.000 didahului perbandingan harga dari dua toko; nota asli disimpan bendahara.
• Semua perlengkapan dicatat di buku inventaris, diberi label "Posko Siaga RW 09 – bantuan PT Contoh Karya Nusantara", dan disimpan di Pos RW 09.
• Laporan tahap pengadaan (foto barang, nota, dan daftar inventaris) dikirim Jumat, 8 Januari 2027. Laporan akhir berisi kegiatan, penggunaan dana, dan kondisi perlengkapan dikirim Jumat, 26 Maret 2027.
• Sisa dana, bila ada, dikembalikan atau dipakai sesuai persetujuan tertulis pemberi dana.

7. Pengakuan bagi Pemberi Dana

Logo pemberi dana dipasang pada spanduk posko dan label perlengkapan, disebut pada pembukaan pelatihan dan simulasi, dan dokumentasi foto kegiatan boleh dipakai pemberi dana untuk laporan programnya.

8. Penutup

Perlengkapan yang kami ajukan akan menjadi aset posko warga untuk musim hujan berikutnya, sementara pelatihan dan simulasi dibiayai warga sendiri. Kami siap melengkapi dokumen atau memaparkan program ini bila diperlukan.

Lampiran

1. Berita acara pembentukan dan susunan pengurus Forum Relawan Siaga Warga RW 09.
2. Surat keterangan dari Kelurahan Cempaka Wangi Raya.
3. Fotokopi KTP ketua dan bendahara.
4. Salinan halaman depan buku rekening organisasi.
5. Penawaran harga dari dua toko untuk butir 1, 6, dan 7.
6. Foto genangan di RT 03 dan RT 05 pada musim hujan lalu.

---

Nama, angka, dan data dalam contoh ini fiktif.

Tiga keputusan penyusunan membuat proposal ini lebih mudah disetujui. Dana yang diminta dibatasi pada barang yang menjadi aset, sehingga pemberi dana bisa melihat hasilnya. Swadaya ditulis dengan angka dan statusnya, termasuk iuran yang baru sebagian terkumpul. Tanggal laporan sudah ditetapkan sebelum dana diterima, sehingga pemberi dana tahu kapan akan mendapat kabar.

Lampiran yang Biasanya Diminta Pemberi Dana

Setiap pemberi dana punya daftar sendiri, tetapi dokumen berikut paling sering diminta. Siapkan sebelum proposal dikirim agar tidak menunda proses.

• Surat permohonan bertanda tangan pengurus, dengan cap organisasi bila ada.
• Susunan pengurus dan surat keputusan atau berita acara pembentukan organisasi.
• Akta pendirian dan bukti pengesahan badan hukum, bila organisasi berbentuk yayasan atau perkumpulan berbadan hukum.
• Surat keterangan atau tanda tangan "mengetahui" dari desa/kelurahan untuk organisasi warga.
• Fotokopi KTP ketua dan bendahara.
• Salinan halaman depan buku rekening atas nama organisasi, bukan rekening pribadi.
• NPWP organisasi, bila diminta pemberi dana.
• Penawaran harga dari minimal dua toko untuk barang bernilai besar.
• Foto kondisi saat ini: lokasi, fasilitas, atau kegiatan sebelumnya.
• Laporan kegiatan atau laporan keuangan tahun lalu, bila ada.

Setelah Proposal Dikirim: Menanyakan Kabar sampai Melapor

Pekerjaan belum selesai ketika proposal terkirim. Urutan berikut menjaga hubungan dengan pemberi dana dari awal sampai laporan akhir.

1. Catat pengiriman di agenda surat keluar: tanggal, penerima, nomor surat, dan cara kirim. Pencatatan surat keluar termasuk pekerjaan sekretaris yang dibahas di tugas sekretaris.
2. Tanyakan kabar setelah sekitar dua minggu bila belum ada jawaban, dengan pesan singkat dan sopan.
3. Siapkan paparan lima menit berisi masalah, program, anggaran, dan cara pelaporan, karena pemberi dana kadang meminta presentasi singkat.
4. Bila disetujui, adakan rapat pengurus untuk menetapkan pembelian, penanggung jawab, dan jadwal. Notulen rapat ini ikut menjadi bukti di laporan; contoh pencatatan pembahasan anggaran ada di contoh notulen rapat perencanaan anggaran. Jika rapat itu direkam, draf notulennya bisa disusun otomatis dengan Notulin.id, lalu sekretaris tinggal memeriksa angka dan nama penanggung jawabnya.
5. Pisahkan pencatatan dana bantuan dari kas rutin organisasi. Cara bendahara mencatat pemasukan dan pengeluaran per sumber dana dibahas di tugas bendahara.
6. Kirim laporan tepat pada tanggal yang dijanjikan. Susunan laporan yang lengkap, termasuk bukti keuangan, ada di laporan pertanggungjawaban.
7. Bila ditolak, tanyakan alasannya dengan sopan dan catat untuk pengajuan berikutnya.

Contoh pesan menanyakan kabar yang bisa disalin:

Selamat pagi, Bapak/Ibu [nama]. Saya Rina Marlina, Sekretaris Forum Relawan Siaga Warga RW 09 Kelurahan Cempaka Wangi Raya. Pada Senin, 2 November 2026, kami mengirimkan proposal permohonan dana Program Siaga Banjir Warga RW 09 sebesar Rp20.650.000. Kami ingin menanyakan apakah ada dokumen yang perlu kami lengkapi. Kami juga bersedia memaparkan program ini secara langsung atau daring pada waktu yang Bapak/Ibu tentukan. Terima kasih atas waktunya.

Data dan Dasar Hukum

• Organisasi kemasyarakatan berkewajiban mengelola keuangan secara transparan dan akuntabel (Pasal 21 huruf e UU Nomor 17 Tahun 2013 tentang Organisasi Kemasyarakatan).
• Ormas wajib membuat laporan pertanggungjawaban keuangan sesuai standar akuntansi secara umum atau sesuai AD/ART (Pasal 38 ayat 1), dan wajib mengumumkan laporan keuangan kepada publik secara berkala (Pasal 38 ayat 2 UU Nomor 17 Tahun 2013).

Karena itu, proposal pengajuan dana dari organisasi kemasyarakatan sebaiknya sudah menjanjikan bentuk laporan penggunaan dana. Pemberi dana pun akan menanyakannya.

Sumber diakses Oktober 2026.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa beda proposal pengajuan dana dan surat permohonan dana?

Surat permohonan dana adalah surat satu halaman yang menyebut siapa pengusulnya, untuk apa dana diminta, dan berapa jumlahnya. Proposal adalah lampiran yang menjelaskan program, anggaran, pengelolaan dana, dan pelaporannya secara rinci. Keduanya dikirim bersama; surat tanpa proposal biasanya hanya cukup untuk permintaan kecil dari donatur yang sudah mengenal organisasi Anda.

Berapa besar dana yang wajar diminta?

Hitung dari kebutuhan nyata dengan harga yang bisa dibuktikan, lalu kurangi dengan dana yang bisa Anda kumpulkan sendiri. Pemberi dana biasanya lebih percaya pada permohonan yang disertai porsi swadaya, sekecil apa pun. Bila pemberi dana punya batas bantuan, sesuaikan cakupan program dengan batas itu, bukan menaikkan harga satuan.

Apakah organisasi tanpa akta notaris bisa mengajukan dana?

Bisa, tergantung ketentuan pemberi dana. Banyak perusahaan dan instansi pemerintah mensyaratkan badan hukum, tetapi sebagian menerima organisasi warga yang dilengkapi surat keputusan pembentukan, susunan pengurus, dan surat keterangan dari desa atau kelurahan. Tanyakan syaratnya lebih dulu sebelum menyusun proposal.

Bolehkah satu proposal dikirim ke beberapa pemberi dana sekaligus?

Boleh, asalkan terbuka. Sebutkan di proposal bahwa permohonan juga diajukan ke pihak lain dan pos mana yang diajukan ke siapa, supaya satu pos tidak dibiayai dua kali. Bila salah satu pemberi dana menyetujui, beri tahu pihak lain secepatnya dan sesuaikan permohonannya.

Bagaimana jika dana yang disetujui lebih kecil dari yang diajukan?

Adakan rapat pengurus untuk memutuskan pos mana yang tetap dibiayai dan mana yang ditunda atau dicarikan sumber lain. Kirim rincian anggaran yang sudah disesuaikan kepada pemberi dana sebelum dana dibelanjakan. Laporan akhir kemudian mengacu pada anggaran yang disesuaikan itu, bukan pada proposal awal.