Contoh Rundown Acara Seminar dan Webinar Lengkap dengan PIC
Tiga contoh siap pakai: rundown seminar tatap muka, rundown webinar, dan susunan acara versi undangan, beserta cara menghitung waktu dan checklist hari-H.
Di artikel ini
Contoh rundown acara seminar di bawah ini adalah jadwal kerja panitia menit demi menit: kapan setiap mata acara dimulai, berapa lama, siapa penanggung jawabnya (PIC), dan apa yang harus siap sebelum acara berganti. Rundown dipakai sejak gladi sampai hari pelaksanaan, dan berbeda dengan susunan acara yang dicetak di undangan atau poster. Ada tiga contoh yang bisa langsung disesuaikan: seminar tatap muka setengah hari, webinar dua jam, dan susunan acara versi publik, ditambah cara menghitung alokasi waktu dan checklist hari-H.
Rundown dan Susunan Acara Seminar: Apa Bedanya
Kata rundown belum tercatat di KBBI. Dalam kepanitiaan, istilah ini dipakai untuk urutan acara yang rinci, lengkap dengan durasi dan pembagian tugas. Susunan acara adalah versi ringkasnya untuk peserta.
| Aspek | Susunan acara | Rundown |
|---|---|---|
| Pembaca | Peserta dan tamu | Panitia, MC, moderator, operator, narasumber |
| Tempat dimuat | Undangan, poster, tautan pendaftaran | Grup panitia, map MC, meja operator |
| Rincian waktu | Jam mulai tiap mata acara | Jam mulai dan selesai, durasi, waktu cadangan |
| Kolom | Waktu dan acara | Waktu, durasi, acara, rincian, PIC, perlengkapan |
| Isi teknis | Tidak ada | Aba-aba (cue) untuk musik, slide, mikrofon, kamera |
| Kapan final | Saat undangan dikirim | Setelah gladi, lalu diberi nomor revisi |
Prinsip ini juga berlaku untuk acara lain. Contoh susunan acara rapat resmi, rapat sekolah, dan rapat RT ada di artikel susunan acara rapat.
Contoh Rundown Seminar Tatap Muka Setengah Hari
Contoh ini untuk seminar kampus dengan dua narasumber, satu moderator, dan sekitar 150 peserta. Kolom rincian berisi aba-aba yang harus dilakukan, bukan penjelasan acara.
RUNDOWN SEMINAR "MENGELOLA KEUANGAN USAHA KECIL DI ERA PEMBAYARAN DIGITAL"
Himpunan Mahasiswa Akuntansi, Universitas Nusa Cendekia · Sabtu, 21 November 2026 · Aula Gedung B
Revisi 3, setelah gladi Jumat, 20 November 2026.
| Waktu | Durasi | Acara | Rincian | PIC |
|---|---|---|---|---|
| 06.30–07.15 | 45' | Persiapan panitia | Cek sound system, proyektor, dua mikrofon genggam, satu mikrofon jepit; briefing seluruh panitia pukul 07.00 | Ketua pelaksana (Aditya) |
| 07.15–08.00 | 45' | Registrasi | Presensi dengan kode QR dan cadangan daftar hadir kertas; pembagian snack box | Sie kesekretariatan (Nabila) |
| 08.00–08.05 | 5' | Pembukaan | MC naik panggung; musik latar berhenti | MC (Salsa) |
| 08.05–08.10 | 5' | Menyanyikan lagu Indonesia Raya | Operator memutar audio; peserta berdiri | Operator (Rizky) |
| 08.10–08.15 | 5' | Doa | Petugas doa sudah duduk di kursi depan | Sie acara (Bima) |
| 08.15–08.25 | 10' | Laporan ketua pelaksana | Teks sudah diserahkan ke MC; slide logo tampil | Aditya |
| 08.25–08.40 | 15' | Sambutan dan pembukaan resmi oleh Ketua Jurusan | Ajudan acara menjemput ke kursi | Sie acara (Bima) |
| 08.40–08.45 | 5' | Penyerahan acara ke moderator | MC membacakan nama moderator; kursi dan meja narasumber siap | MC |
| 08.45–09.25 | 40' | Materi 1 | Slide narasumber 1 sudah dibuka; tanda sisa waktu 10' dan 5' dari baris depan | Moderator (Fajar), operator |
| 09.25–10.05 | 40' | Materi 2 | Slide narasumber 2; mikrofon jepit dipindahkan | Moderator, operator |
| 10.05–10.50 | 45' | Tanya jawab | Dua sesi, masing-masing tiga penanya; runner membawa mikrofon genggam | Moderator, runner (Dinda) |
| 10.50–11.00 | 10' | Kesimpulan moderator | Notulis sudah menyerahkan poin kesimpulan ke moderator | Moderator, notulis (Wulan) |
| 11.00–11.10 | 10' | Penyerahan sertifikat dan cendera mata | Plakat dan sertifikat narasumber di meja samping panggung | Sie perlengkapan (Galih) |
| 11.10–11.20 | 10' | Foto bersama | Fotografer di depan panggung; peserta baris depan maju | Sie dokumentasi (Yoga) |
| 11.20–11.25 | 5' | Penutupan | MC membacakan tautan evaluasi dan sertifikat elektronik; kode QR tampil di layar | MC |
| 11.25–11.40 | 15' | Waktu cadangan | Dipakai bila ada acara yang molor; bila tidak, peserta dipersilakan pulang | Ketua pelaksana |
Nama, angka, dan data dalam contoh ini fiktif.
Tiga hal yang membuat rundown ini bisa dijalankan: setiap baris punya satu nama PIC, ada waktu cadangan di akhir, dan tanda sisa waktu untuk narasumber sudah ditentukan siapa yang memegangnya. Lagu kebangsaan dan doa lazim ada di acara resmi kampus atau instansi; untuk acara komunitas, keduanya bisa disesuaikan. Naskah MC untuk setiap perpindahan acara bisa dirujuk di teks MC rapat dan acara resmi, dan contoh naskah laporan ketua pelaksana ada di artikel sambutan ketua panitia.
Contoh Rundown Webinar Dua Jam
Webinar punya risiko yang tidak ada di seminar tatap muka: suara narasumber putus, slide tidak terbagi, atau peserta tidak bisa masuk. Karena itu, rundown webinar memuat tes teknis dan pembagian tugas host serta co-host.
RUNDOWN WEBINAR "AMAN BERTRANSAKSI DIGITAL UNTUK ORANG TUA"
Komunitas Literasi Digital Kota Harapan Baru · Rabu, 9 Desember 2026 · Daring melalui Zoom
| Waktu (WIB) | Durasi | Acara | Rincian | PIC |
|---|---|---|---|---|
| 18.00–18.40 | 40' | Tes teknis | Host, co-host, MC, moderator, dan narasumber masuk; uji suara, kamera, berbagi layar, latar virtual | Host (Teguh) |
| 18.40–19.00 | 20' | Ruang dibuka untuk peserta | Slide tunggu berisi judul, jam mulai, dan aturan; tautan presensi dikirim di kolom obrolan | Co-host (Maya) |
| 19.00–19.05 | 5' | Pembukaan | MC menyapa, menyampaikan aturan: mikrofon peserta dimatikan, pertanyaan ditulis di kolom obrolan dengan format nama – kota – pertanyaan; perekaman dimulai | MC (Intan), host |
| 19.05–19.10 | 5' | Sambutan ketua komunitas | Kamera ketua menyala; peserta lain tidak ditampilkan | Host |
| 19.10–19.15 | 5' | Penyerahan ke moderator | Moderator membacakan profil singkat narasumber | Moderator (Arif) |
| 19.15–19.55 | 40' | Materi | Narasumber berbagi layar; co-host mengumpulkan pertanyaan dari kolom obrolan ke dokumen bersama | Moderator, co-host |
| 19.55–20.35 | 40' | Tanya jawab | Moderator membacakan pertanyaan terpilih; peserta yang ingin bertanya lisan dipersilakan menyalakan mikrofon | Moderator, host |
| 20.35–20.45 | 10' | Kesimpulan | Moderator merangkum tiga poin utama | Moderator |
| 20.45–20.50 | 5' | Evaluasi dan sertifikat | Tautan evaluasi dikirim di kolom obrolan dan tampil di layar selama lima menit | Co-host |
| 20.50–20.55 | 5' | Foto bersama | Peserta diminta menyalakan kamera; dua tangkapan layar | Sie dokumentasi (Lukas) |
| 20.55–21.00 | 5' | Penutupan | MC menutup; host menghentikan perekaman setelah MC selesai | MC, host |
Nama, angka, dan data dalam contoh ini fiktif.
Pisahkan peran host dan MC. Host mengurus teknis ruang rapat daring, sedangkan MC berbicara kepada peserta; satu orang yang merangkap keduanya mudah kewalahan saat terjadi gangguan. Jika Anda baru pertama kali menyiapkan ruang rapat Zoom, langkah membuatnya ada di cara membuat Zoom meeting.
Susunan Acara Seminar untuk Undangan dan Poster
Versi publik cukup memuat jam dan nama acara. Jangan cantumkan nama PIC atau catatan teknis. Contoh susunan acara seminar yang bisa disalin ke undangan:
Susunan Acara
07.15 – Registrasi peserta
08.00 – Pembukaan
08.15 – Laporan ketua pelaksana dan sambutan Ketua Jurusan
08.45 – Materi 1: Mencatat Keuangan Usaha dengan Aplikasi Gratis
09.25 – Materi 2: Menghindari Penipuan Pembayaran Digital
10.05 – Tanya jawab
11.00 – Penyerahan sertifikat dan foto bersama
11.20 – Penutupan
Pesan pengingat untuk peserta yang bisa dikirim sehari sebelum acara:
Halo, Kak. Mengingatkan Seminar "Mengelola Keuangan Usaha Kecil di Era Pembayaran Digital" besok, Sabtu, 21 November 2026, di Aula Gedung B Universitas Nusa Cendekia. Registrasi dibuka pukul 07.15 dan acara dimulai tepat pukul 08.00. Siapkan kode QR pendaftaran di ponsel untuk presensi. Sertifikat elektronik dikirim setelah Kakak mengisi formulir evaluasi di akhir acara. Sampai jumpa besok.
Cara Menghitung Alokasi Waktu Rundown
Rundown yang molor hampir selalu disebabkan oleh perkiraan waktu yang terlalu optimistis. Susun waktunya dengan urutan berikut:
- Tetapkan jam selesai yang tidak bisa digeser, misalnya karena sewa aula berakhir pukul 12.00, lalu hitung mundur.
- Kunci porsi materi dan tanya jawab lebih dulu. Itu alasan peserta datang. Sambutan dan seremoni menyesuaikan sisa waktu.
- Batasi sambutan secara tertulis. Kirim pesan kepada pemberi sambutan: "Mohon sambutan maksimal 10 menit." Konfirmasi ulang pada hari-H.
- Hitung registrasi secara realistis. Satu meja yang harus melayani 150 peserta dalam 15 menit berarti enam detik per orang. Tambah meja atau buka registrasi lebih awal.
- Sediakan waktu cadangan 10–15 menit di akhir atau sebelum istirahat.
- Tentukan satu PIC per baris. Tulis nama orang, bukan nama seksi saja, agar jelas siapa yang ditanya bila ada yang belum siap.
- Tentukan siapa pemegang tanda sisa waktu untuk narasumber, dan sepakati tandanya saat gladi.
- Beri nomor revisi. Setiap perubahan dikirim ulang dengan nomor revisi baru agar tidak ada panitia yang memegang versi lama.
Bila acara molor, potong dari seremoni, bukan dari tanya jawab. Foto bersama bisa dipersingkat, dan penyerahan cendera mata bisa digabung dengan penutupan.
Checklist H-1 dan Hari-H
- Rundown revisi terakhir sudah dibagikan ke semua PIC, MC, moderator, dan operator.
- Gladi sudah dilakukan di tempat acara atau di ruang rapat daring yang sama.
- Slide narasumber sudah diterima dan dibuka di laptop operator; salinan cadangan disimpan di flashdisk.
- Teks MC, profil narasumber, dan daftar nama pemberi sambutan sudah dicetak.
- Tanda sisa waktu (kertas atau layar ponsel) sudah disiapkan.
- Tautan presensi, evaluasi, dan sertifikat sudah dites dari ponsel lain.
- Notulis sudah ditunjuk untuk mencatat pokok materi dan tanya jawab.
- Sesi materi dan tanya jawab akan direkam, dan nama file sudah disepakati.
Catatan seminar dipakai untuk laporan kegiatan dan untuk peserta yang berhalangan. Yang dicatat bukan keputusan, melainkan pokok materi narasumber, pertanyaan dan jawabannya, serta kesimpulan moderator; formatnya ada di contoh notulen kegiatan. Bila webinar berjalan di Zoom, bot Notulin.id bisa ikut ke ruang rapat untuk menyusun transkrip dan ringkasannya; untuk seminar tatap muka, sesi bisa direkam langsung dari aplikasinya. Seminar hanyalah satu dari banyak bentuk pertemuan; perbedaannya dengan rapat dan forum lain diuraikan di pengertian dan jenis rapat.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu rundown acara?
Rundown acara adalah jadwal rinci yang memuat urutan mata acara, jam mulai dan selesai, durasi, rincian teknis, dan penanggung jawab setiap bagian. Rundown dipegang panitia, MC, dan operator, bukan dibagikan ke peserta. Kata rundown belum tercatat di KBBI; padanannya dalam dokumen resmi bisa ditulis "urutan acara" atau "jadwal acara rinci".
Apa beda rundown dan susunan acara?
Susunan acara adalah versi ringkas untuk peserta, berisi jam dan nama acara saja. Rundown adalah versi kerja panitia yang menambahkan durasi, aba-aba teknis, perlengkapan, dan nama PIC. Satu acara biasanya memiliki keduanya, disusun dari data yang sama.
Berapa lama seminar sebaiknya berlangsung?
Seminar dengan dua narasumber umumnya cukup tiga sampai empat jam, termasuk registrasi dan seremoni. Webinar lebih nyaman diikuti bila tidak lebih dari dua jam, karena perhatian peserta di depan layar lebih cepat menurun. Yang penting, porsi materi dan tanya jawab tidak tergerus sambutan.
Siapa yang menyusun rundown seminar?
Rundown biasanya disusun seksi acara bersama ketua pelaksana, lalu diperiksa MC, moderator, dan seksi teknis saat gladi. Satu orang ditunjuk sebagai pemegang rundown pada hari-H untuk memberi aba-aba dan memutuskan bagian mana yang dipersingkat bila acara molor.
Apa yang perlu ditambahkan pada rundown webinar?
Rundown webinar perlu memuat waktu tes teknis sebelum ruang dibuka, pembagian tugas host dan co-host, aturan mikrofon dan kolom obrolan, jam mulai dan berhenti merekam, serta waktu untuk membagikan tautan presensi dan evaluasi. Siapkan juga rencana cadangan bila narasumber terputus, misalnya moderator mengisi dengan pertanyaan dari peserta.